Duas lojas e um depósito já derrubam a lista da manhã. O vendedor da filial responde no WhatsApp com a quantidade que anotou na abertura. O depósito vendeu aquele item de tarde. No fim do expediente, uma unidade está zerada e a outra está com caixa parada, e ninguém olhou os dois saldos no mesmo lugar.
Onde fica o saldo de cada loja?
O saldo fica numa linha por produto, com uma coluna por unidade. O total da empresa é a soma dessas colunas, não uma segunda lista.
Quem vende vê a unidade que vai separar e, ao lado, o que as outras ainda têm. Quem compra olha o conjunto, sem abrir outro arquivo.
O cadastro do item é um só: código, nome e como ele é contado. O que muda de loja para loja é a quantidade. O mesmo produto lançado uma vez por loja volta a ser duas listas.
O que a venda, a entrada e a transferência mudam?
Cada movimento tem um lugar. Misturar os três é o que faz o número da tela brigar com a prateleira.
| Movimento | Unidade que muda | O que fica igual |
|---|---|---|
| Venda | Só a loja que vendeu | Quantidade das outras |
| Entrada de mercadoria | Só a unidade que recebeu a carga | Quantidade das outras |
| Transferência | Origem desce e destino sobe no mesmo lançamento | Nenhum lado fica para uma digitação depois |
| Ajuste de contagem | Só a unidade contada, depois que alguém aceita a diferença | O número antigo segue até esse sim |
A transferência é onde a operação com mais de uma loja mais se perde. Alguém dá baixa na matriz e esquece a entrada na filial. Por alguns dias o item some dos dois controles: saiu da origem e ainda não entrou no destino. No lançamento certo, os dois lados andam juntos.
Um exemplo: o refil acabou na filial às 19h
Quinta-feira, 18h50. O cliente pergunta no WhatsApp se tem refil. A filial está com zero. O depósito fechou com caixas desse item. O caso é de distribuidora, sem nome de cliente. Com o saldo em arquivos separados, o vendedor olha a anotação da manhã e diz que não tem, promete uma caixa que já saiu noutra venda, ou pede de novo ao fornecedor enquanto o depósito segue com o item parado.
Com a quantidade de cada unidade na mesma tela, a noite anda assim:
- Quem atende abre o produto e vê a filial em zero e o depósito acima do mínimo daquela unidade.
- O próximo passo é transferência, não compra. A tela marca a filial para repor.
- Uma pessoa confirma quantas peças saem do depósito e entram na filial. Sem esse sim, a quantidade não muda.
- Os dois números atualizam no mesmo lançamento. A resposta ao cliente usa o saldo que ficou.
- Se o depósito também estiver no mínimo, a transferência não esvazia a outra unidade. O aviso continua, e a compra fica com quem compra.
O pedido que nasce nessa conversa, com item e quantidade, segue o caminho de pedido do WhatsApp no sistema. Quando a nota dessa unidade é autorizada, a baixa da venda está em emissão de nota fiscal a partir do pedido.
Conta no formulário como o estoque está hoje: uma aba por loja, um programa por unidade ou um saldo único que não separa a filial.
Transferir ou comprar?
Transfere quando outra unidade está acima do mínimo dela. Compra quando toda unidade que trabalha com aquele item está no piso ou abaixo.
O mínimo é por loja. Um número só para a empresa esconde o desequilíbrio: a soma parece folgada e a filial que vende está zerada. O aviso aponta a unidade, o produto e se está para repor. A quantidade a comprar continua com uma pessoa.
O que pedir na hora de escolher o sistema?
Quem pesquisa um sistema de estoque para várias lojas encontra uma fila de programas prontos. Vale contratar o que passar nestes pontos, na separação e na venda de vocês:
- Saldo por unidade na mesma consulta. Loja, depósito e filial lado a lado. Um acesso por loja, sem o conjunto, deixa o dono somando de novo.
- Venda, entrada e transferência com lugar. A baixa é de quem vendeu, a carga entra onde chegou, e origem e destino mudam no mesmo lançamento.
- Aviso por unidade. Estoque baixo na filial não espera o total da empresa chegar a zero.
- Acesso por função. Custo, quantidade das outras unidades e compra ficam com quem você definir, como em quem da equipe vê o quê.
- Número do cadastro, mudança com sim. Quantidade e código saem do registro. Transferência e ajuste esperam uma pessoa. Consultar não espera.
- Ligação com o que já existe. Pedido, nota e a lista ainda em uso conversam com esse saldo. Trocar o programa inteiro só entra na conversa se ele não guarda quantidade por unidade. O encaixe está em integrar a IA ao programa de hoje. Sair da aba por loja está em tirar a operação da planilha.
Se o programa pronto já separa saldo por loja, transfere nas duas pontas e avisa por unidade, ele pode bastar. Se a unidade que vende, o depósito que só transfere e o pedido do WhatsApp não cabem nele, o desenho parte do seu processo. Os critérios estão em a decisão entre sistema próprio e ferramenta pronta.
Como a Norqen faz
A Norqen monta esse estoque na operação: produto de cada unidade, entrada de mercadoria, transferência entre unidades e aviso de estoque baixo. A equipe pergunta do jeito que fala. A quantidade respondida vem do registro. O que altera saldo espera um sim antes de gravar.
São quatro momentos: a conversa sobre entrada, saída e troca de unidade; as telas, aprovadas por você antes da programação; a primeira unidade já valendo no expediente, com o resto em seguida; e o treino de quem vende, separa e compra. O quadro está em o que a Norqen constrói, a ordem em as etapas do projeto e a confirmação em a IA no sistema.
Perguntas frequentes
Dá para ver o estoque de todas as lojas na mesma tela?
Dá. Cada produto mostra a quantidade de cada unidade lado a lado, e o total é a soma. A filial consulta a própria unidade e, se você permitir, o que as outras ainda têm para transferir.
A transferência mexe nas duas lojas ao mesmo tempo?
Mexe. Saída na origem e entrada no destino são o mesmo lançamento. A peça não fica fora dos dois controles enquanto alguém lembra de digitar o outro lado.
O aviso de estoque baixo é da loja ou da empresa?
É da unidade. Você grava o mínimo de cada produto em cada loja. A filial zerada aparece para repor mesmo com caixa no depósito. Compra nova só quando nenhuma unidade cobre o próprio mínimo.
A IA altera o saldo sozinha?
Não. Consultar não muda o registro. Transferência, entrada e ajuste esperam uma pessoa confirmar. O número mostrado é o do cadastro.
Preciso trocar o sistema que já guarda o estoque?
Só se ele não separa a quantidade por unidade ou não deixa outro programa ler esse saldo. Quando o número já está lá, a ligação usa esse registro. A venda da unidade pode seguir para a nota, em automatizar a emissão de nota fiscal.
O gerente de uma loja vê o estoque das outras?
Vê se você quiser. O login é de cada pessoa, e a tela mostra a função dela: a filial, o depósito ou o conjunto. Custo e compra não precisam aparecer para quem só atende.
O saldo que ainda mora numa aba por loja é o assunto da conversa. Deixa no formulário quantas unidades você separa hoje e onde a quantidade é anotada.
Quer isso na sua empresa?
Conta o que mais trava a sua operação hoje. A gente responde e marca o diagnóstico, sem compromisso.