Terça, 19h40. A recepção fechou. Chega um pedido de quarta de manhã, sessão de 50 minutos, com a profissional da última visita e na sala da maca alta. A agenda do dia está numa aba, uma coluna por profissional. Duas pessoas respondem de casa e oferecem 9h. Na quarta, os dois nomes estão no mesmo horário, e a maca alta só existe na sala que às 9h já tem avaliação. A vaga se perdeu porque a regra não estava num lugar só.
O pedido de horário só vira opção se a vaga existe
O agendamento automático começa pelo filtro, não por um "pode ser". A IA lê a agenda que é a fonte: expediente de cada profissional, sala, serviço que aquela pessoa executa, duração, intervalo entre atendimentos, bloqueio e antecedência. O que falha num desses pontos não aparece como opção.
Numa clínica com três profissionais e duas salas, o pedido da terça só vira opção se a profissional pedida trabalha quarta de manhã e faz sessão de 50 minutos, se a sala da maca alta está livre na sessão e no intervalo de virar a sala, e se ninguém mais está com aquele horário em proposta. Almoço, folga e sala em manutenção ficam de fora.
Se ela não tem manhã livre, a tela que você aprova antes do código mostra o próximo horário dela e, quando o serviço permitir, um horário de manhã com quem também faz a sessão, na sala do equipamento. Quem pediu escolhe. A vaga fica em proposta até a pessoa responsável dar o sim, quando a regra interna pede isso antes de gravar. A segunda pessoa já vê o horário ocupado.
| O que o pedido pede | O que a agenda confere | O que fica de fora |
|---|---|---|
| Profissional de preferência | Expediente e serviço que essa pessoa faz | Folga, ou serviço que ela não executa |
| Sala ou equipamento | Sala livre na duração inteira, com o intervalo | Sala ocupada ou em manutenção |
| Duração do serviço | Horário seguinte e o intervalo da casa | Encaixe que invade o próximo |
| Data e período | Bloqueio e antecedência mínima | Horário que a regra fechou |
A conversa que recebe o pedido, e o ponto em que uma pessoa assume o assunto, está em atendimento com IA no WhatsApp. Aqui o recorte é a vaga. Se essa agenda ainda é uma aba, o caminho para tirá-la dali está em parar de usar planilha na empresa.
Confirmação, lembrete e remarcação usam o horário gravado
Confirmar é perguntar se o horário gravado continua de pé. O prazo é o de vocês: véspera, manhã do atendimento ou os dois. Quem não responde segue a regra escrita. A vaga volta a ficar livre ou permanece, com aviso para a recepção.
O lembrete sai do horário gravado. Você decide se ele parte na hora ou se alguém da equipe envia. O texto é o da casa. Sem o horário na agenda, não há lembrete.
Remarcar repete as conferências no horário novo. A vaga antiga só libera depois que a nova é aceita, para as duas não ficarem prometidas. A troca mexe no profissional e na sala, então a pessoa responsável confirma quando a regra pede.
Conte no formulário como a agenda funciona hoje: quem marca, quantos profissionais, se a sala trava o horário e o que ninguém grava sem um sim.
Falta e encaixe ficam com uma pessoa
Falta é o horário que passou sem chegada e sem cancelamento. Isso entra no desenho sob medida, depois das telas que você aprova: a ficha pode registrar a falta, o histórico fica no cliente e a vaga pode voltar ao dia, se a regra disser isso. Cobrar, oferecer outro dia ou só registrar é da equipe. Não existe taxa padrão. O valor, se houver, é o da tabela, e uma pessoa confirma antes de virar recebível.
Encaixe é o buraco do meio do dia: cancelamento, falta ou sessão mais curta. No mesmo desenho, a lista de quem pediu horário naquele dia, com serviço que cabe no buraco, espera uma pessoa. Colocar alguém empurra o próximo ou corta o intervalo. Cliente já confirmado permanece no horário.
Uma pessoa confirma o que a IA não decide sozinha:
- Encaixe que empurra outro horário ou encurta o intervalo.
- Exceção de expediente, de sala ou de serviço daquele profissional.
- Troca de profissional quando o cliente pediu uma pessoa.
- Cancelamento já confirmado, falta que vira cobrança, desconto ou duração fora da tabela.
- Horário que não está na agenda. A IA não completa no chute.
Esse sim é o limite. O que a IA faz no sistema, com gente no controle, está em a IA no seu sistema.
A vaga fica na ficha e pode abrir o recebível
Quem abre o dia na agenda de retornos vê atrasados, hoje e próximos, sem remontar a manhã no celular de quem saiu de férias. O retorno da proposta fica na ficha e no funil de CRM sob medida com inteligência artificial. O que a ficha do horário passa a guardar no seu caso se monta sob medida, depois das telas que você aprova.
Contas e recebimentos podem ficar no mesmo calendário desse compromisso. Aviso e baixa estão em cobrança e contas a receber. A nota de serviço sai da venda, como em emissão de nota fiscal.
Nome, telefone e horário são dados pessoais, e quem vê cada agenda é regra de acesso. O tratamento segue a Lei nº 13.709, de 2018.
Como a Norqen faz
A agenda que a Norqen mostra é a de retornos: quem a equipe combinou de chamar de volta, separado em atrasados, hoje e próximos. Contas e recebimentos ficam no mesmo calendário.
No diagnóstico, quem marca e quem atende conta a regra do dia. No desenho, você vê as telas, o fluxo e o que muda na rotina, e aprova com a equipe antes de existir código. A primeira parte entra em uso antes de tudo ficar pronto, com a casa aberta, e o restante vem em seguida.
O percurso está nas quatro etapas do trabalho. Cada pessoa entra com o próprio acesso e vê só o que precisa para o trabalho dela. Agenda, ficha e financeiro estão em o que a Norqen constrói. Se o horário já mora num programa da casa, a ligação parte dele, como em integrar IA sem trocar o sistema.
Se o pedido ainda termina em duas respostas para a mesma vaga, descreva no formulário quem marca e o que a IA não pode decidir sozinha.
Perguntas frequentes
A IA pode marcar horário sem ninguém confirmar?
Oferecer vaga livre pode seguir a regra que você já aprovou nas telas, antes do código. Exceção, encaixe ou horário em cima de outro compromisso espera um sim de quem responde pela agenda.
Dá para ter regra diferente por profissional e por sala?
A agenda que o site mostra é a de retornos, para a equipe: atrasados, hoje e próximos. A regra por profissional, por sala ou por duração se monta sob medida para o seu caso, depois que você aprova as telas.
O que a agenda faz quando o cliente falta?
Na agenda de retornos, o combinado que passou do prazo fica em atrasados, ao lado de hoje e dos próximos. Registrar, devolver a vaga ou cobrar se define nas telas do seu caso, antes do código. O valor, se houver, é o da sua tabela, e uma pessoa confirma.
O lembrete do agendamento sai sozinho?
O retorno combinado aparece na agenda de retornos, e a equipe chama dali. Se o lembrete do horário sai na hora ou espera alguém enviar, você define isso nas telas, no texto da empresa.
A agenda se liga ao financeiro da empresa?
Pode. Contas e recebimentos ficam no mesmo calendário da agenda de retornos. A baixa segue a cobrança da empresa.
Quer isso na sua empresa?
Conta o que mais trava a sua operação hoje. A gente responde e marca o diagnóstico, sem compromisso.